Днес модулът Разходи в Employko е наличен, за да стоят заявки, одобрения и бюджет на едно място в HR системата. Заявката пази сумата, датата, категорията, по избор кампания и по избор бележка, после следва правилото за одобрение, което отговаря на сумата.
Обичайната дупка е липсата на следа. Някой е снимал бележка, друг е питал кой трябва да одобри, а финансите пак не виждат кое е одобрено и кое вече е платено. Разходи държи тази последователност в един запис.
Какво включва модулът Разходи
- Заявки — заглавие, сума, дата на разхода, категория, по избор кампания и по избор бележка
- Категории — валута, политика за одобрение и по избор лимит на заявка и месечен лимит
- Кампании — период, по избор таван на бюджета и аудитория: всички или избрани хора, отдели, екипи и локации
- Одобрения по сума — диапазони с автоматично одобрение или стъпки по ред: пряк ръководител, конкретен човек, отговорник по разходите или собственик на кампанията
- Статус „платено“ — отговорник по разходите или администратор отбелязва одобрените заявки като платени
- Отчети — разход по служител във валутата на плащане, плюс отчетна валута по избор, превалутирана към датата на разхода
Как работят одобренията и лимитите
Заявката ползва политиката на категорията. Когато е подадена по кампания със собствена политика, важи политиката на кампанията. Диапазоните покриват цялата скала: малка сума може да мине с автоматично одобрение, а по-голяма чака хората по ред.
Ако стъпка няма ръководител, одобряващият е деактивиран или е същият човек, който е подал заявката, стъпката се пропуска. Отказът връща заявката при подалия я.
Лимитът на заявка, месечният лимит и таванът на кампанията не спират подаването. Те вдигат предупреждение, а одобряващият потвърждава изключението, преди заявката да може да бъде одобрена. Бележка може да се прикачи. Не е задължителна за подаване.
Валути и какво виждат финансите
Категорията задава валутата за лимитите и диапазоните за одобрение. Кампанията може да има своя валута и заявките по нея я ползват и за бюджета. Ако служителят въведе друга валута, Employko превалутира сумата с курса към датата на разхода.
Отчетите пазят валутата на плащане като истина за дължимото. Можете да видите и сбор в отчетна валута. Екранът по подразбиране е EUR и превалутира всяка заявка към датата на разхода. Дължимото е групирано по служител и валута. Напредъкът на бюджета остава във валутата на кампанията.
За кого е модулът Разходи
За HR и финансови екипи, които възстановяват пътувания, клиентски разходи или екипни бюджети и искат заявката, решението и отметката „платено“ на едно място. Служителите подават от същата система, в която ползват отпуски и документи. Ръководителите одобряват това, което ги чака. Отговорникът по разходите вижда всички заявки, разхода по кампании и отчетите.
Когато следващият разход пак започва със снимка в чата, липсва споделен процес. Точно това държи модулът Разходи.
Повече за модула има на страницата Разходи. Ако искате да видите как минава една заявка при вашите правила за одобрение, заявете демо.
